El precio del dispositivo es la parte fácil del presupuesto y también la menos importante. Lo que decide si una implantación llega a su tercer curso es todo lo que hay alrededor: consumibles, recambios, licencias, formación y las horas de alguien del centro dedicadas a mantenerlo.
Este artículo no promete ninguna subvención concreta ni cifras de ayudas, porque las convocatorias cambian cada año y dependen de la administración educativa de cada comunidad autónoma. Lo que sí puede hacerse es preparar el expediente para que, cuando la convocatoria salga, el centro esté listo.
Coste total de propiedad: las cinco partidas
Cuando presupuestamos con un centro, separamos siempre cinco bloques. Los tres primeros aparecen en cualquier oferta; los dos últimos son los que se olvidan.
- Equipamiento. Dispositivos, periféricos, carro de carga y almacenamiento. Es un gasto de inversión y suele imputarse a una partida distinta de la de funcionamiento.
- Licencias. Software por centro y curso académico. Es un gasto recurrente: si el primer año va incluido en el suministro, conviene dejarlo escrito en el acta para que nadie se sorprenda en el segundo.
- Formación. Habitualmente imputable a una partida de formación del profesorado, distinta de la de equipamiento. Esta separación facilita mucho la gestión presupuestaria en centros públicos.
- Consumibles y recambios. Marcadores, correas, espumas, pilas recargables, cables, ruedas. Recomendamos reservar entre un 8 % y un 12 % del importe del equipamiento por curso.
- Tiempo del centro. No se paga, pero existe. Preparar los dispositivos, gestionar el préstamo, revisar averías y coordinar la rotación consume horas de alguien. Si nadie tiene esas horas asignadas, la implantación se degrada sola.
La pregunta que evita el 80 % de los problemas
¿Qué pasa el curso que viene? Antes de firmar, escriba qué se va a pagar el segundo año, con cargo a qué partida y quién lo va a proponer. Una implantación que solo tiene financiación el primer año es una implantación que se abandona el segundo.
Contratación pública: qué vía corresponde
Los centros públicos españoles se rigen por la Ley 9/2017 de Contratos del Sector Público. Sin entrar en tecnicismos que corresponden a la secretaría del centro y a la administración educativa, hay dos vías habituales para una compra de este tipo.
El contrato menor permite adjudicar directamente por debajo de los umbrales que fija la ley para suministros, con el expediente simplificado que corresponda. Es la vía de la mayoría de las implantaciones de un aula o un rincón tecnológico. Exige justificar la necesidad, comprobar que no se fracciona artificialmente el objeto del contrato y conservar la oferta y la factura.
Por encima de esos umbrales, o cuando la compra la centraliza la administración educativa, entran en juego procedimientos con publicidad, pliegos y criterios de valoración. En ese caso lo que necesita el centro de un proveedor es documentación: ficha técnica, declaración de conformidad, plazos de entrega, condiciones de garantía y de soporte, y disponibilidad de recambios. Nosotros preparamos ese paquete cuando se nos solicita.
Muchas comunidades autónomas disponen además de acuerdos marco o catálogos homologados para material informático. Consulte con su servicio de contratación antes de iniciar cualquier expediente: si el material está en catálogo, la vía es distinta y bastante más rápida.
Cómo preparar una solicitud de financiación sólida
Las convocatorias de ayudas para transformación digital, innovación educativa o equipamiento varían por comunidad y por año. Lo que no varía es qué distingue una solicitud sólida de una débil.
- Un objetivo pedagógico, no un objetivo de equipamiento. "Mejorar la comprensión del volumen en tercer ciclo mediante manipulación tridimensional" se defiende. "Comprar quince tabletas" no.
- Alcance definido. Qué etapa, qué materias, cuántos grupos, cuántas sesiones. Una solicitud que dice "todo el centro" suele significar que nadie lo ha planificado.
- Plan de formación asociado. Las convocatorias valoran cada vez más que el equipamiento venga con formación del profesorado y con un responsable identificado.
- Sostenibilidad. Explique con qué partida se mantendrá el material después del periodo subvencionado. Es el punto que más solicitudes debilita.
- Indicadores realistas. Número de grupos que usan el material, sesiones impartidas, docentes formados. Evite prometer mejoras de resultados académicos que no va a poder medir con rigor.
Una solicitud que promete resultados académicos medibles en un curso genera más problemas de los que resuelve.
Empezar pequeño sale más barato
La forma más eficiente de gastar el presupuesto de un centro es no gastarlo todo de golpe. Una prueba piloto de un trimestre en un aula cuesta muy poco y evita la compra equivocada, que es el gasto realmente caro.
En nuestras pruebas piloto cedemos el material durante el periodo acordado, impartimos una sesión de arranque y cerramos con un informe sobre lo que funcionó y sobre qué cantidad de material tendría sentido para el centro. Ese informe suele reducir la compra prevista: el trabajo por parejas o tríos funciona mejor que el individual y necesita la mitad de dispositivos.
Amortización y renovación
Como referencia de planificación, trabajamos con horizontes de cinco a seis años para robótica y periféricos, y de cuatro a cinco para visores de realidad virtual, donde el ritmo de obsolescencia del software es mayor. Las tabletas de un rincón suelen dar cinco cursos si se cargan de forma ordenada y se guardan a media carga en verano.
Planifique la renovación por tercios: sustituir un tercio del parque cada dos años reparte el gasto y evita el escalón de tener que reponer todo a la vez. Esta estrategia también facilita mucho la justificación presupuestaria ante el consejo escolar.
Qué le podemos dar por escrito
Presupuesto desglosado por las cinco partidas, ficha técnica y declaración de conformidad por referencia, condiciones de garantía y soporte, lista de recambios con precio unitario y compromiso de disponibilidad, y una estimación de coste de mantenimiento anual. Todo por correo y sin necesidad de reunión previa: escriba a nuestro departamento de centros educativos indicando etapa, número de grupos y objetivo, y le respondemos con la documentación completa.
¿Le sirve este artículo para su centro? Escríbanos a hola@gadgetplaytech.com con su caso concreto: etapa, materia y número de grupos. Respondemos por correo con una propuesta y la documentación técnica, sin necesidad de reunión previa.